Officer, Corporate Secretariat & Corporate Committees

Ottawa, ON

If you are a bilingual, highly motivated team player with the talent and drive to succeed, consider this exciting career opportunity with Canada Post. We are seeking an enthusiastic Officer, Corporate Secretariat and Corporate Committees to support the decision-making process of the Corporation and its Group of Companies. In this capacity, you will draw on your experience working with senior executives, as you coordinate all aspects of meetings, provide research and assistance in the preparation of Committee and Board submissions and other documents, track milestones, communicate approval requirements to functional officials, and provide support to Corporate Secretariat and Corporate Committee operations. You will be assisting the Corporate Secretary, the Director and the Manager, Corporate Secretariat (to whom you report) in maintaining good communications with the Board, Board Committees and its Corporate Subsidiaries and Affiliates, as well as Corporate Committees.

YOUR DUTIES as an Officer, Corporate Secretariat & Corporate Committees, will be varied. Specifically, you will:

• Provide advisory, administrative, logistical, organizational and database support for the effective coordination of meetings (meeting attendance, preparation of meeting material and set-up, and tracking of action items).
• Develop strong relationships with key stakeholders in the Corporation.
• Complete corporate record research requests and, as required, assist with research and analysis of governance issues.
• Maintain good communication with members of the Board, Board Committees, Corporate Subsidiaries & Affiliates and Corporate Committees.
• Review Board and Committee submissions for adherence to document standards, definition of acronyms and content.
• Develop and maintain systems of records and indexes with respect to matters considered and decisions made at meetings, and ensure that records are accurate, comprehensive, up-to-date, and secure.
• Ensure ready but restricted access to documents containing highly sensitive information.
• Provide support, as assigned, in other key aspects of the Department’s deliverables.

You bring to the role of Officer, Corporate Secretariat& Corporate Committees, A SUCCESSFUL TRACK RECORD that includes:

• Experience working with senior executives.
• At least 2 years of experience in a position requiring writing skills, strong organizational abilities and attention to detail, and working within a multi-tasking environment.
• Proven capacity to meet deadlines on a variety of portfolios within a fast-paced workplace.
• Demonstrated ability to be resilient, solutions-driven and positive when faced with challenges and changes.
• Ability to be thorough and consistent in completing tasks while following required standards.
• Bilingualism (English and French).
• Ability to work flexible hours.

ASSETS:

• A degree or diploma in a Legal, Business, Communications or Governance-related field.
• Corporate secretariat-related experience.
• Experience in a legal or paralegal position.
• Experience in a governance-related position.
• Experience with Records Management.
• Experience in a policy research or analysis-related position.

Note: As part of the selection process, selected candidates will be required to complete a security screening process.

CAREERS THAT DELIVER

If you're ready to make a difference and discover your full potential, Canada Post delivers a variety of exciting and challenging career opportunities across the country. As one of Canada’s largest employers, we’re committed to attracting, retaining and developing a winning team to meet the evolving needs of Canadians and secure our future.

Canada Post offers:

A total compensation package

• Competitive salary
• Annual incentive program
• Comprehensive individual and family benefits coverage
• Vacation and leave options
• Canada Post Registered Pension Plan

A strong community of employees

• Our employees drive innovation and ensure that our business continues to evolve to meet our customers' changing needs

The satisfaction of a job well done

• You'll be part of a winning team that touches the lives of millions

We thank all those who apply. Only those selected for further consideration will be contacted.

Canada Post is committed to employment equity and encourages applications from women, Aboriginal people, persons with disabilities and visible minorities.

If you are contacted by Canada Post regarding a job opportunity or testing, please advise if you require accommodation. Information received relating to accommodation needs of applicants will be addressed confidentially.
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Si vous êtes bilingue, très motivé et doué pour le travail d’équipe, et que vous avez l’ambition et le talent nécessaires pour réussir, considérez cette possibilité de carrière stimulante au sein de Postes Canada. Nous cherchons un agent, Secrétariat généralet comités de la Société, enthousiaste afin de soutenir le processus de prise de décisions de la Société et de son groupe d'entreprises. À ce titre, vous mettrez à profit votre expérience de travail auprès de cadres supérieurs puisque vous coordonnerez tous les aspects des réunions, ferez de la recherche et prêterez assistance pour la préparation des présentations et d’autres documents pour le Comité et le Conseil, assurerez le suivi des étapes importantes réalisées, communiquerez les besoins d'approbation aux représentants des fonctions et fournirez du soutien aux opérations du Secrétariat général et des comités de la Société. Vous aiderez le secrétaire général, le directeur et le gestionnaire du Secrétariat général (duquel vous relèverez) à maintenir une bonne communication avec le Conseil d'administration, les Comités du Conseil, les sociétés affiliées et les filiales, ainsi qu’avec les comités de la Société.

VOS TÂCHES en tant qu’agent, Secrétariat généralet comités de la Société, seront variées. Vous devrez notamment :

• Fournir un soutien consultatif, administratif, logistique, organisationnel et informatique (base de données) pour assurer la coordination efficace des réunions (présence aux réunions, préparation et organisation de la documentation, et suivi des actions à entreprendre).
• Développer de bonnes relations avec les intervenants clés de la Société.
• Répondre aux demandes de recherche de dossiers corporatifs et fournir, au besoin, du soutien en matière de recherche et d’analyse sur des questions de gouvernance.
• Maintenir de bonnes communications avec le Conseil d'administration, les Comités du Conseil, les sociétés affiliées et les filiales ainsi qu’avec les comités de la Société.
• Réviser les soumissions pour le Conseil et les Comités en veillant au respect des normes des documents, à la définition des acronymes et au contenu.
• Élaborer et tenir à jour des systèmes d'archivage et des index pour les sujets considérés et les décisions prises lors des réunions et veiller à ce que l'archivage soit exact, complet et à jour et que sa confidentialité soit assurée.
• Assurer un accès facile, mais contrôlé, aux documents qui contiennent de l'information de nature hautement délicate.
• Fournir le soutien demandé pour d’autres aspects-clés des livrables du service.

Vous apportez au poste d’agent, Secrétariat généralet comités de la Société, UNE HISTOIRE DE SUCCÈS PROFESSIONNEL qui inclut :

• De l’expérience de travail avec des cadres supérieurs.
• Au moins 2 ans d’expérience à un poste exigeant des aptitudes en rédaction, un sens de l’organisation et le souci du détail, et ce, dans un environnement multitâche.
• Une capacité démontrée à respecter les délais de plusieurs dossiers à la fois dans un environnement au rythme rapide.
• Une capacité manifeste à faire preuve de ténacité et à être axé sur les résultats et positif devant les défis et les changements.
• La capacité de compléter les tâches de façon minutieuse et régulière tout en suivant les normes établies.
• Le bilinguisme (français et anglais).
• La capacité de travailler selon un horaire flexible.

ATOUTS :

• Un diplôme d’études universitaires ou collégiales dans un domaine lié au droit, à l’administration des affaires, aux communications ou à la gouvernance.
• De l’expérience liée au secrétariat général.
• De l’expérience à un poste juridique ou comme parajuriste.
• De l’expérience à un poste associé à la gouvernance.
• De l’expérience en gestion de dossiers.
• De l’expérience à un poste associé à la recherche ou à l’analyse de politiques.

Nota : Dans le cadre du processus de sélection, les candidats choisis seront tenus de compléter un processus d’enquête de sécurité.

DES CARRIÈRES AVEC UN BEL ITINÉRAIRE

Si vous êtes prêt à faire une différence et à découvrir votre plein potentiel, Postes Canada offre diverses possibilités d’emploi passionnantes et stimulantes dans l’ensemble du pays. En tant que l’un des plus grands employeurs au Canada, nous sommes déterminés à attirer, à maintenir en poste et à perfectionner une équipe gagnante pour satisfaire aux besoins changeants des Canadiens et assurer notre avenir.

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Un programme de rémunération totale

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Un groupe solide d'employés

• Nos employés favorisent l'innovation et assurent l'évolution continue de notre entreprise en vue de répondre aux besoins changeants de nos clients.

La satisfaction d'un travail bien fait

• Vous ferez partie d'une équipe gagnante qui touche la vie de millions de gens.

Nous remercions toutes les personnes ayant posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature a été retenue.

Postes Canada souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Si Postes Canada communique avec vous à propos d'une possibilité d'emploi ou d'un test, veuillez aviser votre interlocuteur si vous avez besoin de mesures d'adaptation. Les renseignements relatifs aux besoins de mesures d'adaptation des candidats seront traités de façon confidentielle.